Spend Management là gì? Các bước Spend Management hiệu quả

Để đảm bảo duy trì các hoạt động và phát triển doanh nghiệp thì việc quản lý chi tiêu (tiếng Anh là Spend Management) là công việc mà các doanh nghiệp cần thiết phải chú ý. Vậy Spend Management là gì? Làm thế nào để Spend Management hiệu quả? Bạn đọc sẽ được Jokobo giải đáp trong bài viết dưới đây nhé!

Spend Management là gì?

Spend Management (Tiếng Việt có thể hiểu là quản lý chi tiêu) là quá trình thu thập, đối chiếu, duy trì, phân loại và đánh giá tình hình chi tiêu để có thể đề ra những giải pháp để giảm chi phí mua, nâng cao hiệu quả, giám sát và kiểm soát quy trình thực hiện, điều chỉnh việc thực thi. Quá trình Spend Management có ảnh hưởng rất lớn và quản lý các hoạt động trong suốt quá trình chi tiêu của bạn.

Spend Management trong các doanh nghiệp bao gồm việc xử lý các loại đơn từ, lập ngân sách, lên kế hoạch, quản lý nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, quản lý hàng tồn kho, tìm nguồn cung ứng và phát triển sản phẩm.

Các bước Spend Management hiệu quả

Để có được quy trình Spend Management hiệu quả, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nguồn chi tiêu của doanh nghiệp

Đây là các nguồn chi tiêu để có được hàng hoá và dịch vụ, duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Đó có thể là lương nhân viên, tiền thuê nhà, tiện ích, giấy phép, quảng cáo và tiếp thị, bảo hiểm, đào tạo, v.v ... và rất nhiều nguồn chi khác tuỳ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp. Do đó, Spend Management là một hoạt động mà mọi doanh nghiệp cần phải thực hiện. Tuy việc xác định các nguồn chi tiêu là cần thiết nhưng để xác định được đầy đủ tất cả các nguồn chi tiêu thì lại là một thách thức không hề nhỏ. Vì thế, bạn hãy cẩn thận và nghiên cứu kỹ lưỡng nhất có thể.

Bước 2: Thu thập các dữ liệu chi tiêu của doanh nghiệp

Hãy thu thập các dữ liệu liên quan đến việc chi tiêu, báo cáo kiểm toán định kỳ của doanh nghiệp. Đây đều là các dữ liệu nhạy cảm và quan trọng nên cần có sự bảo mật tuyệt đối. Trong quá trình thu thập các dữ liệu này, doanh nghiệp cần lựa chọn một cá nhân có trách nhiệm – đây là người có thể phân loại và xử lý dữ liệu, có cái nhìn tốt về cấu trúc chi tiêu.

Bước 3: Xác minh và lọc dữ liệu

Sau khi phân tích các dữ liệu chi tiêu để rút ra các kết luận và đưa ra quyết định thì hãy xác minh các mục giao dịch như nhập dữ liệu bằng biên lai, kiểm kê, liên lạc, v.v và lọc đi các dữ liệu trùng lặp, lỗi, lỗi chính tả, v.v.

Bước 4: Phân loại dữ liệu chi tiêu

Dữ liệu chi tiêu bao gồm nhiều loại chi tiêu nên bạn cần phân chia chúng vào từng danh mục cụ thể. Các danh mục và cách phân loại tùy thuộc vào mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp của bạn.

Bước 5: Phân tích

Việc phân tích các dữ liệu về chi tiêu mà bạn vừa thu thập, lọc bớt và phân loại sẽ làm nổi bật các hoạt động chi tiêu định kỳ và các bất thường khác của doanh nghiệp. Bạn có thể tính toán được tổng cộng/trung bình, tỷ lệ phần trăm, v.v liên quan đến chi tiêu. Từ đó, bạn có thể đưa ra các quyết định phù hợp cho việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Bước 6: Lên chiến lược và thực thi

Bước tiếp theo trong quy trình Spend Management chính là việc bạn thay đổi những chiến lược phù hợp sau quá trình tổng hợp và phân tích các dữ liệu chi tiêu. Tiếp đó, hãy thực hiện những thay đổi này để kiểm tra hiệu quả. Thay vì áp dụng với toàn doanh nghiệp, hãy triển khai theo từng giai đoạn với từng bộ phận trong doanh nghiệp để bạn có thể test chiến lược của bạn và để chỉnh sửa quy trình thực hiện nếu như nó không hiệu quả.

Bước 7: Dự báo

Dữ liệu được thu thập có thể giúp bạn dự báo về tương lai của doanh nghiệp bạn. Với spend management, bạn cần phải  có được dữ liệu chính xác và thường xuyên để chiến lược của bạn được an toàn và hiệu quả. Nó cho phép bạn theo dõi, xác định xu hướng trong dữ liệu chi tiêu để dự báo điều gì sẽ xảy ra với việc chi tiêu và những kế hoạch mà bạn cần có để duy trì, phát triển doanh nghiệp của bạn. 

Website tuyển dụng miễn phí JOKOBO.com đang đăng tuyển nhiều vị trí việc làm với thu nhập tốt, bạn đọc có nhu cầu tìm việc, hãy truy cập để nhận tin tuyển dụng mới nhất nhé. Ngoài ra, trang web còn cập nhật các mẹo tìm việc, tư vấn nghề nghiệp, bí quyết tuyển dụng, kinh doanh hữu ích cho bạn đọc tham khảo.